WMS systeem: wat het is, wat het doet en wanneer je er een nodig hebt

Een WMS systeem (warehouse management systeem) is software die een magazijn aanstuurt: het weet waar elk product ligt, hoeveel er is en welke order als volgende gepickt moet worden. Je webshop verkoopt, het WMS zorgt dat de juiste producten in de juiste doos komen.

Een WMS is iets anders dan je webshopsoftware of je verzendsoftware. Shopify of WooCommerce houdt bij hoeveel je kunt verkopen. Sendcloud of MyParcel maakt labels. Het WMS zit daartussen en regelt alles wat er in het magazijn gebeurt.

Wat doet een WMS systeem?

Locaties

Elk product krijgt een vaste plek: gang, stelling, plank. Bij de inslag scan je de doos en het WMS zegt waar hij heen moet. Zo vindt ook een nieuwe medewerker alles terug.

Orderpicken

Het WMS maakt picklijsten, vaak in een looproute door het magazijn. Bij veel kleine orders pick je meerdere orders tegelijk (batchpicken) en pak je ze daarna per order in. Met een scanner of telefoon controleer je elk product op de barcode (EAN). Zo gaat er geen verkeerde maat of kleur in de doos.

Voorraad

Het WMS weet per locatie wat er ligt, wat al gereserveerd is voor open orders en wat er nog binnenkomt. Bij producten met een houdbaarheidsdatum of batchnummer houdt het bij wat het eerst weg moet (FIFO of FEFO). Tellingen en correcties worden vastgelegd, dus je ziet waar voorraad zoekraakt. Hoe je dat aanpakt, lees je in voorraadbeheer voor je webshop.

Koppelingen

Een WMS haalt orders op uit je webshop en marktplaatsen (Shopify, WooCommerce, Magento, Lightspeed, bol, Amazon) en stuurt voorraad en track-and-trace terug. Het maakt verzendlabels, rechtstreeks bij de vervoerder of via verzendsoftware. Zonder goede koppelingen typ je alsnog orders over.

Klantportaal

Bij een fulfilmentbedrijf draait één WMS voor veel webshops tegelijk. Via een klantportaal zie je als webshop alleen je eigen voorraad, orders, inslagen en retouren, en meld je nieuwe leveringen aan.

Wanneer heeft je webshop een eigen WMS nodig?

Zolang alles in één kast staat en je zelf inpakt, is de voorraad in je webshopsoftware vaak genoeg. Een eigen WMS wordt interessant als:

• je honderden producten of varianten hebt en zoeken tijd kost;
• er meer mensen inpakken dan jij alleen;
• je op meerdere kanalen verkoopt en de voorraad overal moet kloppen;
• fouten (verkeerde maat, vergeten product) je retouren en klachten opleveren;
• je met houdbaarheidsdatums, batches of serienummers werkt.

Reken wel op meer dan alleen een maandbedrag. Inrichten kost tijd, je hebt scanners nodig, en het vraagt discipline: elke beweging moet gescand worden, anders klopt de voorraad niet.

Een eigen WMS of uitbesteden aan een fulfilmentbedrijf?

Er zijn twee routes. Je draait zelf een magazijn met een WMS, of je besteedt uit aan een fulfilmentbedrijf dat al een WMS heeft.

	Eigen magazijn met WMS	Fulfilmentbedrijf met hun WMS
Software	Jij kiest, betaalt en richt in	Zit in de dienst; jij krijgt een portaal
Ruimte en mensen	Jij huurt en jij plant	Hun magazijn, hun personeel
Koppelingen	Jij koppelt je kanalen aan het WMS	Je koppelt je kanalen aan het fulfilmentbedrijf
Kosten	Licentie, hardware, uren	Per order, opslag en verzending
Controle	Volledig	Via het portaal en afspraken

Een eigen WMS loont vooral als je een magazijn met personeel hebt of wilt houden. Besteed je uit, dan hoef je geen WMS te kopen: het fulfilmentbedrijf heeft er al een. Wat je dan wel wilt weten: praat hun systeem met jouw kanalen, en wat zie je in het portaal? Twijfel je welk type partij je zoekt, lees dan eerst wat een 3PL is.

Welk WMS gebruiken fulfilmentbedrijven?

We volgen 207 actieve fulfilmentbedrijven in Nederland en België. 31 daarvan noemen op hun eigen website welk WMS ze gebruiken:

WMS	Bedrijven die het noemen	Bekijk
Eigen systeem	10	lijst
Picqer	8	lijst
ChannelDock	5	lijst
Monta WMS	2	lijst
QLS	2	lijst
Odoo	2	lijst
GoedGepickt	1	lijst

De andere bedrijven noemen het niet. Dat wil niet zeggen dat ze geen WMS hebben: het staat alleen niet op hun site. Vraag het dus gewoon in je offerteaanvraag.

Wat zegt die keuze? Een eigen systeem kan precies zijn afgestemd op de werkwijze van het bedrijf, maar dan onderhoudt het bedrijf ook zelf de koppelingen. Een standaardpakket heeft een vaste set kant-en-klare koppelingen die de leverancier bijhoudt. Geen van beide is altijd beter. Belangrijker is of jouw kanalen erop aansluiten. Van de 207 bedrijven noemen er 110 een koppeling met Shopify, 103 met WooCommerce en 100 met bol. En 131 noemen een klantportaal.

Vraag elke kandidaat welk WMS er draait, welke koppelingen kant-en-klaar zijn en wat je in het portaal ziet. De checklist in 12 vragen helpt daarbij.

Veelgestelde vragen

Wat betekent WMS?

WMS staat voor warehouse management system, in het Nederlands warehouse management systeem of magazijnbeheersysteem. Het is software voor alles wat in een magazijn gebeurt: inslag, opslag, picken, inpakken en verzenden.

Wat is het verschil tussen een WMS en een ERP?

Een ERP regelt je hele bedrijf: inkoop, verkoop, facturen en boekhouding. Een WMS gaat over de vloer van het magazijn: locaties, picken en tellen. Sommige ERP's, zoals Odoo, hebben een magazijnmodule. In drukke magazijnen draait vaak een apart WMS naast het ERP.

Heb ik een WMS nodig als ik fulfilment uitbesteed?

Nee. Het fulfilmentbedrijf heeft een WMS en jij werkt via hun portaal of koppeling. Je webshop blijft de plek waar je producten en prijzen beheert.

Hoe vind ik een fulfilmentbedrijf dat bij mijn webshop past?

Hoe orders door een magazijn gaan, lees je in pick en pack en cut-off tijd.

Filter de lijst met fulfilmentbedrijven op WMS, koppeling of dienst. Of koppel je webshop en zie op basis van je eigen orders welke bedrijven passen en wat het ongeveer kost. Start je match.