Voorraadbeheer webshop: tellen, bijbestellen en voorraad op al je kanalen

Goed voorraadbeheer in je webshop betekent: je weet altijd hoeveel je van elk product hebt, waar het ligt en wanneer je moet bijbestellen. Doe je dat goed, dan verkoop je niets wat er niet is en ligt er geen geld stil in dozen die niet weggaan.

Te weinig voorraad kost omzet: een product staat op uitverkocht, of je moet een order annuleren. Op marktplaatsen als bol telt een annulering ook mee in je prestaties als verkoper. Te veel voorraad kost geld: het is ingekocht, het neemt ruimte in, en bij een fulfilmentbedrijf betaal je er elke maand opslag voor. Goed voorraadbeheer zit daar precies tussenin.

Voorraadbeheer webshop: de vijf onderdelen

1. Tellen: weet wat je hebt

Alles begint bij een kloppend getal. Tel elke levering bij binnenkomst tegen de pakbon, en geef elk product een vaste plek met een barcode (EAN). Dan hoef je later niet te zoeken en scan je fouten weg.

Tel daarna regelmatig. Eén grote inventarisatie per jaar is weinig. Beter is rollend tellen: elke week een paar schappen. Leg verschillen vast met een reden (schade, verkeerd gepickt, zoek). Zie je steeds verschillen bij hetzelfde product, dan weet je waar het misgaat.

2. Minimum en maximum: wanneer bestel je bij?

Geef elk product een bestelpunt (minimum). Zakt de voorraad daaronder, dan bestel je bij. Een simpele formule:

bestelpunt = verkoop per dag × levertijd in dagen + veiligheidsvoorraad

Een voorbeeld: je verkoopt 4 stuks per dag, je leverancier levert in 10 dagen en je wilt 15 stuks buffer. Dan bestel je bij zodra je onder de 55 komt.

Het maximum is hoeveel je in één keer wilt hebben liggen. Dat hangt af van je ruimte, je geld en hoe snel het product veroudert. Een seizoensproduct of iets met een houdbaarheidsdatum houd je krapper dan een basisartikel dat altijd loopt.

3. ABC-analyse: niet elk product evenveel aandacht

In de meeste webshops brengt een klein deel van de producten het grootste deel van de omzet binnen. Met een ABC-analyse zet je je producten op volgorde van omzet en verdeel je ze in drie groepen:

Groep	Wat het is	Hoe je het beheert
A	De paar producten met de meeste omzet	Vaak tellen, ruime buffer, nooit uitverkocht
B	De middenmoot	Gewoon bestelpunt, af en toe controleren
C	De lange staart die weinig verkoopt	Krappe voorraad, kritisch: blijft het in het assortiment?

Zo steek je je tijd en je geld in de producten die ertoe doen.

4. Meerdere kanalen: één voorraad, overal gelijk

Verkoop je via je eigen webshop, bol en Amazon, dan verkoop je uit dezelfde stapel. Zet je de voorraad per kanaal met de hand bij, dan verkoop je vroeg of laat iets twee keer. De oplossing is één bron voor je voorraad, met een koppeling die elk kanaal bijwerkt zodra er iets verkocht, geleverd of geretourneerd is. Dat kan voorraadsoftware zijn, een WMS systeem of het systeem van je fulfilmentbedrijf.

Houd bij snellopers eventueel een kleine buffer achter de hand, zodat een vertraging in de koppeling geen probleem wordt. Gebruik je ook Logistiek via bol, dan ligt die voorraad apart bij bol en tel je die los mee (fulfilment voor bol-verkopers).

5. Retouren terug op voorraad

Een retour is pas weer omzet als hij terug op voorraad staat. Controleer elk product, beslis of het verkoopbaar is, en zet het zo snel mogelijk terug. Wat niet meer nieuw is, verkoop je als tweede kans of je schrijft het af. Leg ook de retourreden vast: vaak "te klein" bij hetzelfde product zegt iets over je maattabel.

Voorraadbeheer uitbesteden aan een fulfilmentbedrijf

Besteed je je logistiek uit, dan neemt het fulfilmentbedrijf het grootste deel van dit werk over. Hun WMS registreert elke inslag, geeft elk product een locatie, houdt de voorraad per locatie bij en stuurt die naar al je gekoppelde kanalen. Retouren worden gecontroleerd en teruggezet.

Van de 207 actieve fulfilmentbedrijven die we volgen in Nederland en België, noemen er op hun eigen website 131 een klantportaal waarin je je voorraad ziet, en 140 retourverwerking (lijst). Wat meestal bij jou blijft: inkoop en bijbestellen. Je ziet in het portaal wanneer een product bij het bestelpunt komt, maar de bestelling bij je leverancier plaats je zelf.

Let er bij het kiezen op hoe vaak ze tellen, hoe snel een levering op voorraad staat en hoe snel een retour weer verkoopbaar is. Meer over dit soort partijen lees je in Wat is een 3PL?, en wat het kost in Wat kost fulfilment?.

Veelgestelde vragen

Welk programma gebruik je voor voorraadbeheer?

Bij een kleine webshop is de voorraad in je webshopsoftware vaak genoeg. Verkoop je op meerdere kanalen of met meer mensen, dan kom je uit bij voorraadsoftware of een WMS. Besteed je uit, dan gebruik je het systeem van je fulfilmentbedrijf.

Hoe vaak moet je je voorraad tellen?

A-producten liefst elke maand of vaker, de rest minstens een paar keer per jaar. Tel ook altijd als het systeem iets vreemds laat zien, zoals een negatieve voorraad.

Wat is een veiligheidsvoorraad?

De buffer die je aanhoudt voor als je meer verkoopt dan verwacht of als je leverancier later levert. Hoe onzekerder de levertijd, hoe groter de buffer.

Wanneer laat je voorraadbeheer over aan een fulfilmentbedrijf?

Als tellen, inpakken en retouren je meer tijd kosten dan verkopen, of als je kanalen niet meer goed bij te houden zijn. Koppel je webshop en zie op basis van je eigen orders welke fulfilmentbedrijven passen bij je volume, producten en kanalen. Start je match.